مستندسازی، آگاهی و دانایی

در دنیای اطلاعات و ارتباطات امروزی اطلاعات نه تنها به عنوان یکی از منابع و دارایی‌های اصلی سازمان‌ها شناخته می‌شود بلکه در حکم وسیله و ابزاری برای مدیریت اثربخش بر سایر منابع و دارایی‌های سازمان (منابع مالی، نیروی انسانی و غیره) نیز محسوب می‌شود؛ اما این ارزش تنها در صورتی محقق و دست یافتنی خواهد بود که در اختیار یک سازمان هوشمند باشد و ارتباطات به صورت مطلوب و بهینه در آن سازمان برقرار گردد.

الف - هدف

هدف از ایجاد سیستم مستندسازی سیستم‌ها، انباره‌سازی داده‌ها، مستندسازی سیستم‌ها و برنامه‌های کاربردی موجود و تولید اطلاعات به عنوان گام نخست در فراهم‌آوری هوش سازمانی و در نهایت تکمیل چرخه‌ی دانش و ایجاد سیستم‌های مدیریت دانش و استفاده از فنآوری‌های آن به منظور ایجاد محیطی برای ذخیره‌سازی مستندات و به اشتراک گذاشتن دانش‌ها و دانسته‌های همکاران سازمانی، تولید ایده‌های جدید، پرورش کارکنان خبره و کارایی بیشتر در فرآیند حل مسئله و افزایش کارایی و کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده می‌باشد.

ب - تعاریف: داده، اطلاع، دانش و دانایی مؤثر

ما همهٔ مفروضات٬ معلومات٬ داشته‌ها٬ دانسته‌ها٬ و سوابق فعالیت‌ها و عملکردها را به عنوان داده‌ها ثبت و نگهداری می‌کنیم؛ از پردازش و پرورش داده‌های خام و پردازش نشده، اطلاعات را به دست می‌آوریم و با در کنار یکدیگر نهادن هدفدار قطعات پراکندهٔ اطلاعات و اعمال تغییراتی از نوع آفرینش و خلق به دانش و آگاهی می‌رسیم؛ سرانجام سعی می‌کنیم با ارتقاء مراتب دانایی و گسترش دانایی مؤثرمان آن چه را که با دانش و آگاهی‌مان قادر به تشخیص درستی یا نادرستی‌شان هستیم مورد استفاده قرار دهیم و یا به اجرا در آوریم.

پ - مستندسازی

در بخش مستندسازی، مفاهیم کاربردی را تعریف می‌کنیم؛ اهداف مستندسازی و موضوعاتی مثل اهمیت مستندسازی، مزایای آن، نواقص و اشکالات در مستندسازی و چرایی بروز آنها، سیستم‌های مرتبط با مستندسازی و مستندسازی نرم‌افزاری را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

ما نمی‌توانیم همه چیز را خودمان تجربه کنیم؛ اصولاً تجربه همه چیز كار انسان‌های نادان است زیرا بسیاری مسائل را دیگران كشف كرده‌اند و برای شكافتن و فهمیدنش بهای بسیاری پرداخته‌اند و ‌ما با این كار زحمات و تلاش آنها را نادیده می‌انگاریم و با از گردونه خارج کردن تجربه آنان، خود دچار تكرار می‌گردیم؛ بر عکس برای پیشگیری از چنین غفلتی، و اندوختن تجربه‌ای بر تجربه‌های قبلی و افزایش سرمایه دانش و آگاهی‌مان به مستندسازی اقدام می‌کنیم.